De gegevens die in uw afrekensysteem worden vastgelegd maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw afrekensysteem. Hieronder staan enkele specifieke eisen waaraan het afrekensysteem en de transactiegegevens moeten voldoen.

•  Alle transactiegegevens moeten worden bewaard.
Alle transacties die worden geregistreerd in een afrekensysteem, moeten worden bewaard. Hiervoor is in kassa's vaak een (papieren) controlerol of een elektronisch journaal aanwezig waarop alle handelingen op het systeem worden vastgelegd. Voor alle duidelijkheid: alles wat digitaal is, moet digitaal worden bewaard.

•  De transactiegegevens moeten (re)produceerbaar zijn.
Als de gegevens elektronisch zijn vastgelegd, moet u deze ook elektronisch bewaren en binnen redelijke termijn kunnen (re)produceren. Als de (EPROM-)chip van een kassa onvoldoende geheugen heeft om alle gegevens te bewaren, moet u regelmatig een back-up maken op een ander medium.

•  De transactiegegevens moeten controleerbaar zijn.
De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daaraan gekoppeld zijn (zoals tijdstip en nummering) moet binnen uw administratie zijn te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controlespoor). Zo moet u bijvoorbeeld gebruikmaken van een doorlopende nummering. Met een doorlopende nummering (alle transacties staan in een ononderbroken volgorde) kan worden vastgesteld of er één transactie ontbreekt en kunnen transacties makkelijk worden teruggevonden.

Bijzondere registraties, zoals het corrigeren van transacties die al geregistreerd staan, het opleiden van personeel (“trainingsstand”), “geldlade open zonder verkopen” en het inloggen van personeel worden vastgelegd en bewaard.

•  De instelling van het afrekensysteem moet inzichtelijk gemaakt kunnen worden.
De fabrikant levert afrekensystemen als een standaardmodel af en de leverancier stelt ze meestal zo in, dat ze voldoen aan de (informatie) behoefte van de ondernemer. Bij een belastingcontrole moet u inzicht kunnen geven in de toegepaste instellingen (parameterisering).De gegevens over de systeeminstelling worden in het afrekensysteem geregistreerd. Deze informatie moet u dus bewaren. Afhankelijk van het afrekensysteem kan dat digitaal of schriftelijk. Als u later de instellingen wijzigt, dan moet u deze wijzigingen ook vastleggen en bewaren.

•  De transactiegegevens moeten beveiligd zijn.
Met de juiste beveiliging moet u ervoor zorgen dat bij kassa's met een controlerol of bij kassasystemen met elektronische journaals de gegevens achteraf niet verloren gaan of te manipuleren zijn.

•  De transactiegegevens moeten in een leesbaar formaat, op afroep en binnen een redelijke termijn ter beschikking kunnen worden gesteld.
Het dagoverzicht (de Z-afslag) moet een volledige en juiste weergave zijn van de totalen van de hiervoor in detail benoemde transactiegegevens, inclusief bijzondere transacties zoals de trainingsstand.

Indien u betwijfelt of uw kassa-systeem aan de eisen van de belastingdienst voldoet, vraag dan uw CijferMeester om hierover te oordelen. Dan weet u waar u aan toe bent, en dat is wel zo prettig.